Система электронного документооборота

Система электронного документооборота является основой внутреннего взаимодействия между подразделениями, а также создания, редактирования, хранения и учета документов.

Бизнес-процессы и документация неразрывны между собой, поэтому сегодняшние системы автоматизации делопроизводства включают в себя набор необходимых инструментов для работы с процессами и информацией.

Преимущества СЭД:

  • Сокращение издержек на обработку информации в 2-5 раз
  • Быстрый возврат инвестиций
  • Сохранность информации
  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Повышение точности информации при вводе
  • Быстрый поиск и обработка информации

Виды систем электронного документооборота на предприятии могут подразделяться по функционалу, который определяет сферу их использования. В зависимости от этого системы внутреннего документооборота можно разделить на:

  • Система делопроизводства
  • Электронные архивы для хранения и поиска информации
  • Workflow-система для автоматизации документооборота и бизнес-процессов
  • ECM-системы для управления электронным документооборотом, которые включают в себя весь корпоративный контент: документы, их образы, потоки работ, записи, коллективное взаимодействие.

Автоматизированные системы документооборота позволят сократить бумажные экземпляры документов и существенно сэкономить материальные ресурсы. Благодаря им повышается скорость и качество работы персонала, ускоряются бизнес-процессы. При этом руководство может контролировать ход выполнения данных процессов.

Интегрируя с иными информационными системами, такими как CRM, ERP, CPM и многими другими, единая система документооборота выступает в качестве связующего звена между ними. Таким образом, формируется единое информационное пространство, повышается скорость потока обмена документацией и ускоряется работа предприятия.

Наша компания сможет подобрать подходящую и эффективную для вас программу СЭД, которая поможет реализовать задачи, необходимые именно для вашей организации.

Внедрение СЭД

Задачи СЭД

  • Поиск документов
  • Сохранение документов
  • Оперативная маршрутизация
  • История работы с документами
  • Архивное хранение
  • Экономия на процессах
  • Обеспечение удобных рабочих мест

Затрагиваемые процессы

  • Исходящая корреспонденция
  • Входящая корреспонденция
  • Внутренние документы
  • ОРД
  • Поручения и контроль
  • Договоры
  • Документы финансового блока
  • Документы юридического блока
  • Управление совещаниями
  • Управление закупками

Требования к системе

  • Интерфейс
  • Быстродействие
  • Гибкость
  • Развитие системы
  • Возможность интеграции
  • Импортозамещение
  • Поддержка различных ОС
  • Поддержка вендором и разработчиком

Выгоды от внедрения СЭД

Меньше издержек
Снижение издержек на обработку информации в 2-5 раз

Быстрый возврат инвестиций
Возврат инвестиций на внедрение 3-9 месяцев

Меньше рисков
Минимизация риска утери информации в ходе налоговых проверок

Органическое развитие компании
Повышение зрелости процессов с ростом компании

Меньше ошибок при вводе
Повышение точности информации, введенной в информационные системы до 100%

Быстрый поиск
Увеличение скорости поиска и обработки информации в 3-10 раз

Функционал СЭД

Регистрация документов
  • Справочники сотрудников и контрагентов
  • Карточки входящих, исходящих, внутренних и договорных документов
  • Реестры документов (в т.ч. связанные представления)
  • Сквозная нумерация документов с гибкими настройками формата номера
  • Система поиска документов по различным атрибутам
Управление поручениями
  • Создание поручений
  • Создание дочерних поручений из родительской поручений
  • Возможность отзыва дочерних поручений при завершении родительских
  • Просмотр иерархии поручений в карточке документа
  • Уведомление о назначении поручений по электронной почте (со ссылкой на карточку)
  • Визуализация дерева поручений
Универсальный процесс согласования
  • Создание маршрутов любой сложности
  • Параллельные и последовательные согласования
  • Комментарии и редактирование файлов в ходе согласования
  • Консолидация разных версий в MS Word
  • Запрос комментариев у других сотрудников
  • Уведомления на почту по заданиям и комментариям
  • Редактирование маршрута во время согласования
Отчеты и уведомления
  • История заданий согласования
  • Возможность группировки заданий по циклам согласования
  • Почтовые уведомления по различным событиям, со ссылкой на карточку
  • Представления «Мои задания» и «Задания от меня» с возможностью гибкой группировки
  • Статистический отчет по текущим заданиям
  • Статистический отчет по исторической активности
Простая настройка сложных маршрутов
  • Табличный конфигуратор этапов маршрутов обработки документов
  • Различные типы этапов и заданий по ним
  • Простая настройка без программирования
Интеграция с Информационными Системами предприятия и ЭДО
  • Полная прозрачность процессов электронного документооборота
  • Полный цикл электронного согласования документов в одном интерфейсе
  • Стандартные коннекторы к популярным системам
  • Индивидуальная разработка уникальных коннекторов

Примеры проектов

Отзывы

Оцифровка, учет и хранение документов

IT-РЕШЕНИЯ KONICA MINOLTA

Наши сильные стороны

Konica Minolta
– международный поставщик
IT решений
Опыт автоматизации документооборота
в Российских компаниях
Собственный
отдел разработки

Мы внедряем платформы СЭД

Статьи

Перезагрузка цифрового рабочего пространства

Как цифровизация может стимулировать новые способы работы удаленно и в офисе

Загрузить

Оставить заявку на бесплатное демо

Поля, отмеченные значком * обязательны для заполнения.