Главная страница > Реализованные проекты: Виктория

Внедрение системы электронного документооборота в бэк-офисе розничной сети Виктория

Команда ИТ-решений Konica Minolta реализовала проект по внедрению Системы Электронного Документооборота Tessa в розничной сети Виктория. Перед командой внедрения стояла задача доработки и автоматизации договорного процесса.

Команда Konica Minolta изучила договорной процесс в компании. На основании полученных данных были предложены доработки существующего процесса. После оптимизации процесса использована система электронного документооборота. В системе реализовано несколько маршрутов визирования, сформированы правила распределения документов по маршрутам, настроены дополнительные функции запрета согласования, создания ДС на основании договора, уведомления об окончании срока действия документа. Использованы и настроены вспомогательные механизмы, необходимые для работы решения в промышленной эксплуатации. В сопровождении команды разработки проведено полное проектное сопровождение решения от начала до завершения проекта. В результате проекта система успешно введена в промышленную эксплуатацию.  

Прямая речь

«Целью проекта являлось разделение договорных потоков сети Виктория с сетью Дикси. Определяющими факторами при выборе решения стали скорость развёртывания, компетенции подрядчика и бюджет проекта. Сроки реализации проекта составили 1,5 месяца на запуск базового договорного потока, без автоматизации маршрутов, и 2 месяца на миграцию из единой СЭД. Подрядчик выполнил работы в запланированные сроки и на высшем уровне. Со стороны команды внедрения сложностей не возникло. Реализована интеграция с SAP в части договорного потока. В системе так же реализована интеграция операторами ЮЗДО и шиной данных Terralink.»

Селиванов Павел Валерьевич
Директор по информационным технологиям
компании ООО "Виктория Балтия".

Задача

В группе компаний применялась общая система электронного документооборота. При реорганизации бизнеса компании были разделены. Договорные процессы в каждом из юридических лиц также подверглись изменениям. Реорганизация стала поводом улучшить процессы документооборота на предприятиях. При формировании новых требований к системе электронного документооборота приоритеты были отданы скорости работы системы и эффективности внутренних процессов. Была рассмотрена альтернативная система электронного документооборота с высоким быстродействием и отзывчивостью интерфейса.

Решение

  • Подготовлено техническое задание на внедрение системы
  • Доработаны карточки и процессы (этапы, доп. проверки, отправка на ознакомление), настроена ролевая модели, правила доступа, представлений
  • Реализованы маршруты визирования: справочник, логика подстановки, конфликт визирования
  • Реализован дополнительный функционал: запрет согласования с комментарием, создание ДС на основании договора, уведомление об окончании срока действия
  • Внедрён механизм загрузки данных о карточках документа и файлах
  • Внедрён механизм загрузки данных об истории согласования документа

Результаты проекта

Оптимизированы процессы документооборота

Скорость выполнения процессов согласования и обработки документов стала выше, относительно предыдущей реализации

Потенциал дальнейшей интеграции решения со смежными ИС

Отправить сообщение