Как перевести первичную документацию в цифру: кейс Konica Minolta
Самое сложное — пройти цикл «тест — работа над ошибками — повторный тест», причем несколько раз, и быть готовыми к объему работы.
Цифровизация первичной документации дает бизнесу целый ряд преимуществ: сокращает количество ошибок, помогает значительно экономить время и силы специалистов. Ведь обычно при очередном запросе документов сотруднику компании приходится на полдня «зарываться» в архиве и забывать о своей основной работе.
Однако сам процесс перевода такой документации в электронный вид может оказаться крайне непростым – а зачастую и требовать внедрения новых решений. Из каких шагов может состоять этот процесс в целом?
С чем мы имели дело
Когда я пришел в отдел, который занимается документальным сопровождением сделок, количество операций по продажам в нашей компании составляло около 18 тысяч; в прошлом году этот показатель уже вырос до 20 тысяч. При этом для разных сделок могли использоваться разные типы документов – или даже несколько типов в рамках одной сделки. А еще архив занимал физически много места, и когда сотруднику было необходимо найти конкретный документ (по запросу от аудиторов, налоговой или, скажем, для сверки с клиентом), поиск был долгим и требовал больших усилий.
Необходимость оцифровки архива была для всех очевидной, и поэтому в один момент коллеги из «соседнего» отдела предложили новое решение: линейный штрихкод для одного из типов документа, а именно накладной.
Изучив этот вопрос, мы пришли к выводу, что это решение не отвечает всем нашим потребностям. Во-первых, цифровизации одного типа документов было недостаточно. Хотя, действительно, большая часть документации состояла из УПД (универсальных закрывающих документов), вопрос перевода других типов документов в электронный вид все еще стоял так же остро. Кроме того, если бы мы закодировали в штрихкод все параметры, которые считали важными, он получился бы слишком длинным.
Найденное решение
Так мы пришли к пониманию, что нам необходим особый инструмент. И, с одной стороны, он должен хранить в себе большой объем информации, а с другой, быть универсальным и подходить для разных документов. Также для нас было важно, чтобы этот инструмент не занимал много места на документе, то есть был компактным. В результате мы нашли подходящее решение – им стал QR-код.
После проработки идеи мы перешли к самому проекту цифровизации. Процесс состоял из нескольких этапов. В первую очередь было необходимо определить количество документов. Их получилось 14, позже к ним добавился еще один вид. В основном это разные типы актов: акт передачи прав на ПО, акт ОС-1, акты сверок, а также специфические виды актов, зафиксированные в документах.
Затем были определены параметры, которые планировалось «зашивать» в QR-код. Именно по этим параметрам в будущем и должен был распознаваться и архивироваться документ. В нашем случае получилось семь таких характеристик: номер документа, дата, краткое наименование клиента, его ID из ERP-системы, ИНН, КПП, тип документа.
После этого была проведена доработка ERP-системы. К ее функциям добавилась печать QR-кодов на исходящих документах, а также дополнительные поля, где планировалось сохранять ссылку на документ. Это позволяло перейти на скан напрямую из ERP-системы.
Следующим шагом стала организация хранилища документов на портале. Панель поиска включала в себя уже упомянутые параметры, «зашитые» в QR-код: номер документа, его дату, поиск по которой осуществлялся в формате «от» и «до»; краткое наименование клиента, ИНН, КПП.
Тогда мы приступили к реализации решения, которое должно было «научить» автоподатчик сканера распознавать документ при загрузке QR-кода. А на заключительных этапах проекта мы протестировали решение, напечатав и отсканировав более сотни различных документов; затем провели работу над ошибками, после чего еще раз протестировали уже доработанную систему.
А что с результатом?
В результате в ноябре 2018 года решение заработало, и в архив «легли» первые настоящие документы. Конечно, в дальнейшем в систему были внесены небольшие изменения – например, поменялся порядок размещения параметров в QR-коде и названии файла. Также позже мы добавили предварительный просмотр документа в электронном архиве – сначала, чтобы просмотреть документ, его нужно было скачать и открыть. Однако, несмотря на небольшие улучшения, принцип работы с архивом остался неизменным.
Теперь работа с архивом дополнилась еще одним этапом: прежде, чем разложить документы по порядку, подшить в папки и распечатать реестр, мы «прогоняем» их через автоподатчик. Причем прямо как есть, целой стопкой – только в этой стопке все документы уже содержат QR-коды. Система разделяет документы по страницам между QR-кодами, и если в стопке окажется документ без пометки, он будет отсканирован в составе предыдущего документа с кодом. Несмотря на новый дополнительный шаг, добавление документов в архив не стало занимать значительно больше времени.
В итоге сегодня, когда нам приходят запросы предоставить закрывающие документы, сначала мы ищем их в электронном архиве. Если документа там нет, то это почти наверняка означает, что нам просто его не присылали – и тогда мы запрашиваем его повторно. Сейчас в нашем архиве хранится около 17 тысяч документов, и их число постоянно растет.
Ключевые выводы
В целом перевод первичной документации может состоять из нескольких основных шагов: появления идеи, ее тщательной проработки, процессов реализации, тестирования и корректировок, а затем непосредственно запуска. В роли ключевых здесь выступают все стадии, ведь недоработки на каждом из шагов могут привести к тому, что система не будет работать так, как это необходимо бизнесу.
При этом на каждом из шагов можно столкнуться с разными сложностями. Особенно это касается этапа тестирования, где выявляются ошибки системы. Цикл «тестирование – работа над ошибками – повторное тестирование» может затянуться и повторяться несколько раз. Например, в нашем случае сначала при печати из ERP-системы QR-коды на некоторых документах «сплющивались» и не распознавались. Чтобы решить эту проблему, нам пришлось напечатать около сотни документов и отмечать, какие были обработаны, а какие – нет. В результате для некоторых документов мы принудительно «растянули» код. Немного «поиграв» с размером, мы нашли универсальные параметры, чтобы, с одной стороны, код считывался, а с другой – не был слишком большим.
Еще одна трудность – это объем работы над проектом. Чаще всего такие инициативы реализуются сотрудниками «без отрыва от производства» и становятся дополнением к их основным обязанностям. И иногда выкроить время на них может быть непросто.
Например, мы достаточно быстро договорились, как все будет работать, собрали типы документов и их образцы, внедрили печать QR-кода и панель поиска на портале. Однако много времени занял процесс тестирования: ведь сначала документы нужно было находить, потом печатать и сканировать, а после этого еще и фиксировать результат. Проводить все эти действия параллельно с основной работой не всегда было легко.
К тому же цифровизация первичной документации может быть очень кропотливой – особенно если приходится иметь дело не с одним типов документов (как это было в нашем случае, когда таких типов оказалось полтора десятка). Однако, несмотря на временные трудности, в результате сотрудникам становится намного проще работать, а их временные затраты, наоборот, сокращаются. И дело не только в запросах аудиторов и налоговой – часто и самим специалистам внутри компании нужно найти какой-нибудь документ, и это сделать это намного легче, если он уже хранится в архиве.
Помимо этого, с цифровым хранилищем документов компания получает удобный инструмент для работы с недостающими документами, ведь их можно просто заранее запросить у контрагентов. В целом именно перевод первичной документации в электронный вид позволяет компании выстроить четкую систему работы с документами, которая помогает значительно оптимизировать процессы – и в итоге это положительно сказывается на всем бизнесе.