Внедрение СЭД

В управлении предприятием большую роль играет электронный документооборот и с каждым годом данная роль становится все значимей. Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьютерную программу, с помощью которой можно организовать работу с созданием, изменением и поиском электронной документации.

Внедрение системы электронного документооборота – это база, на которой построится вся автоматизация документооборота на предприятии.

Этапы внедрения СЭД:

  1. Изначально определяются цели, и выстраивается определенная стратегия. При этом выявляют существующие проблемы документооборота. Это может быть потеря документов, поиск сведений, доставка корреспонденции, отсутствие контроля над тем, как исполняются поручения и многое другое. Для выявления подобных проблем привлекаются сотрудники, владеющие информацией о прохождении документации. Среди них работники IT-отдела, HR-специалисты, сотрудники договорного отдела и другие. На этой стадии разрабатывается предварительный план внедрения документооборота: постепенно или одновременно будет выполняться автоматизация подразделений и филиалов, какие именно процессы будут идти в первую очередь.
  2. На втором этапе проводится обследование документооборота в организации. Для этого анализируется организационная структура самого предприятия, выявляются процессы, связанные с движением документации, уточняются схемы документооборота, их маршруты и права доступа. Кроме этого анализируется техническая инфраструктура на соответствие функционалу внедряемой СЭД. Также проверяется совместимость будущей СЭД с существующими системами и создается группа пользователей, оценивается их профессионализм с целью определить их потребность в обучении.
  3. На третьем этапе со специалистами заключается договор на внедрение СЭД. В том случае если руководством предприятия было решено внедрить СЭД самостоятельно, то данный пункт не рассматривается.
  4. Установка СЭД. Но перед этим выполняется обновление технической инфраструктуры. На данном этапе возможно приобретение нового оборудования. Затем осуществляется установка программного обеспечения на сервер и рабочие места сотрудников, настраивается система.
  5. Внедрение документооборота предусматривает обучение пользователей в компании. Одновременно с этим можно начинать работать с системой. Сотрудники получают знания согласно их роли в системе.
  6. Полноценное введение СЭД в эксплуатацию.

Как внедрить СЭД, чтобы избежать проблем

Как и в любой системе, в СЭД можно столкнуться с проблемами по внедрению документооборота. Прежде всего, это неподчинение со стороны сотрудников. Новый порядок может вызвать трудности, особенно это касается людей старшего поколения. Рекомендуется внедрять СЭД постепенно, грамотно и четко писать инструкции. Если необходимо можно устроить перестановку работников.

Также среди часто встречаемых проблем можно отметить незаинтересованность руководителей предприятия. Руководство должно своим примером мотивировать персонал активно работать с данной системой. Если начальник не заинтересован, то существует угроза внедрения систем документооборота в компании.

Сюда относится и слабая структурная организованность. Это свойственно тем организациям, которые часто меняют свою структуру. Новые связи между отделами очень долго строятся, что вызывает полную неразбериху и бардак в документах и их движениях. 

Чтобы избежать проблем с внедрением, нужно перевести архив документации в цифровой формат. Это очень длительная и тщательная работа, которая должна быть выполнена в том случае, если в компании за долгие годы работы накопился большой архив. Такой работы, к сожалению, не избежать.

Следует отметить, что внедрение электронного документооборота – это эффективный инструмент для взаимодействия с контрольно-надзорными органами и органами исполнительной власти. Также данная система способна обеспечить быстрый обмен документами с контрагентами. Вы сами можете пригласить поучаствовать в электронном взаимодействии своих партнеров и заказчиков. Это позволит повысить эффективность, качество и скорость обмена информацией, а также быстрее окупить внедренную СЭД.

Для подключения к системе внедрения СЭД необходимо оставить заявку на нашем сайте, заказать обратный звонок, отправить сообщение или связаться с нами с помощью удобной формы обратной связи. Менеджер ответит на интересующие вопросы и расскажет о стоимости внедрения СЭД, основных этапах и ее преимуществах для предприятия.