Виды документов в СЭД. Konica Minolta

Виды документов в СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой систему, с помощью которой можно автоматизировать ключевые процессы делопроизводства на предприятии. В нее входят процессы разработки, обработки, тиражирования, обмена, хранения документации и контроля над их работой. Данная система подходит для эффективного управления компанией.

При ее введении обычно ставят такие задачи:

  • Снижение бумажного документооборота либо полный отказ от него;
  • Разработка целостной информационной базы предприятия;
  • Сокращение риска потери документации;
  • Структурирование документов по утвержденной ранее номенклатуре;
  • Контроль над дисциплиной рабочего персонала;
  • Повышение эффективности деятельности организации.

Чтобы внедрение СЭД было более результативным и приносило реальную пользу компании, требуется использовать ее по назначению, и тогдакогда это требуется предприятию.

Виды СЭД
Как правило, разделяют несколько видов документов в СЭД по решаемым задачам и функционалу.

  1. Системы делопроизводства – применяются на предприятиях со строго формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением, не учитывая их размер, форму собственности и вид деятельности.
    Благодаря им решается много задач:
    • Упорядочивание работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
    • Организация движения документации внутри предприятия;
    • Налаживание работы с заявками клиентов;
    • Организация внутреннего электронного архива с документацией.
  2. Электронные архивы – представляют собой системы структурированного хранения документации, которые обеспечивают надежность хранения, разграничивают право доступа и обеспечивают удобный и быстрый поиск. Как правило, внедрение такой системы необходимо для структурирования электронной информации – текстовые документы, мультимедиа, графика или табличные документы. Ключевыми функциями архива является оцифровка бумажных документов, быстрый поиск информации, поточный ввод и управление web-контентом. С помощью введения данной системы на предприятии есть возможность сократить время доступа к данным, повысить уровень информационной безопасности и сократить риск утери данных. Обычно, электронные архивы существуют в составе СЭД и  крайне редко применяются отдельно.
  3. Автоматизация рабочих процессов Workflow)даёт возможность автоматизировать не только отдельные процессы, но целые группы бизнес-процессов предприятия. При таком подходе аналитик описывает параметры процесса: что именно, кто, в какое время и как делает, откуда была получена информация и куда ее отправили. Пользователь не должен думать, как создать документ, как его получить, обработать и куда отправить – в системе всё зафиксировано. Документ будет правильно заполнен, а если пользователь пропустил какие-либо формы, в программе предусмотрены подсказки и напоминания. В моменты возникновения ошибок появляются уведомления, что на определенном этапе работы требуется вмешательство пользователя. Также есть возможность узнать причину ошибки и вовремя ее исключить. Как правило, системы подобного рода устанавливаются в организациях с высоким уровнем формализации бизнес-процессов, в которых документооборот имеет масштабный характер. Единственным минусом решений, нацеленных на автоматизацию бизнес-процессов, считается сложность и продолжительность внедрения.
  4. ЕСМ-системы необходимы для сбора, управления, хранения данных и предоставления к ним доступа работникам предприятия. Подобная система выполняет те же функции, что и вышеуказанные системы. Но есть некоторые отличия – они работают со структурированной и с неструктурированной информацией, а также имеют гибкий функционал. В некоторых таких системах есть опция CRM и управления заданиями.

Создание документов в СЭД

Как правило, для распространенных видов документов создаются шаблоны. Это позволяет избежать ошибок в оформлении документов и ускорить процесс работы сотрудников. В некоторых случаях отдельный шаблон готовится для каждой разновидности документа, в который закладывается образец текста.

К примеру, в компании проектируются шаблоны нескольких видов писем: сопроводительное, информационное, письмо-напоминание, требование или подтверждение. Обычно, шаблоны документов разрабатываются в программе Word и закладываются в СЭД doc в виде документов Word, где имеется постоянная и переменная информация.

Документация на бумажных носителях подлежит сканированию. Его скан помещается в карточку документа.

Системы электронного документооборота – это надежные программы, соответствующие современным требованиям безопасности. Без проблем можно обмениваться важной документацией с контрагентами, организовывать документооборот внутри предприятия и переводить бумажные архивы в электронные.

Выбор программы СЭД docs зависит от того, какие именно задачи организации она должна осуществлять. Это необходимо учитывать вместе с критериями стоимости и известности разработчика. При необходимости проконсультируйтесь со специалистом, которые расскажет обо всех преимуществах и особенностях использования СЭД в вашей компании.