Единая автоматизированная система электронного документооборота. Konica Minolta

Единая автоматизированная система документооборота

Единая автоматизированная система электронного документооборота позволяет эффективно оптимизировать работу с документацией на предприятии. С ее помощью осуществляется поддержка всего жизненного цикла электронных документов и есть возможность построить процесс управления документами в многопользовательском режиме.

Система способна решить следующие задачи:

  • Разработка и систематизация данных;
  • Автоматизация всех процессов на предприятии;
  • Контроль над исполнением задач;
  • Управление, согласование и утверждение документации по заданному маршруту;
  • Быстрый доступ к данным.

Единая автоматизированная СЭД для руководства

В том случае если в компании установлена единая автоматизированная система документооборота, руководству среднего и высшего звена просто отследить все необходимые этапы работ. Деятельность предприятия можно легко контролировать. Она становится прозрачной и понятной. Сотрудники становятся более эффективными, заметно понижается процент невыполненных задач. Система автоматически включает оповещение о сроках реализации конкретного задания.

В системе есть возможность классифицировать и осуществлять поиск данных. Руководство оперативно получает доступ к любой информации, анализирует ее и принимает решение.

Единая автоматизированная СЭД для рабочего персонала

Благодаря данной системе, работники предприятия работают в едином информационном пространстве. Сотрудники отдельно оценят нововведение в компании с распределенной структурой, где развиваются и укрепляются филиальные сети. В соответствии с тем, что все отделы, которые входят в состав головной компании, взаимодействуют между собой, введение системы является стратегически верным решением.

Работая в единой системе, сотрудник меньше ошибается или теряет документы. Чаще всего электронная документация легко и быстро восстанавливается. Время на поиск, рассмотрение и согласование документов значительно снижаются. У работников появляется больше времени, которое они могут потратить на выполнение других не менее важных задач, которые обеспечивают бизнесу наибольший эффект. Поэтому работа компании и взаимодействие между работниками переходят на новый более качественный уровень.

Основные функции, которые обеспечивает единая электронная СЭД:

  • Разработка и распознавание любой документации в разных электронно-цифровых форматах и перевод из бумажного в цифровой вид путем сканирования документа;
  • Ведение регистрационных справочников, журналов;
  • Создание карточек документов согласно базе данных;
  • Контроль над исполнением и прохождением документов;
  • Маршрутизация документов, формирование уведомлений;
  • Взаимодействие с внешними источниками данных;
  • Разработка электронного архива, который исключает потерю или порчу документов;
  • Информационная поддержка на различных этапах работы;
  • Обеспечение информационной безопасности за счет разграничения доступа и за счет использования современных шифровальных технологий.

Преимущества внедрения единой системы электронного документооборота

Самым очевидным эффектом от введения данной системы является существенное сокращение бумажной документации и как результат, экономия материальных ресурсов. Повышается скорость и качество работы персонала, бизнес-процессы протекают быстрее. Руководство компании может легко контролировать процесс исполнения работы.

С помощью интеграции с иными информационными процессами, такими как CPM, CRM и многими другими, система выступает в качестве связующего звена. В связи с этим формируется информационное пространство, потоки обмена документами становятся быстрее, а предприятие функционирует эффективнее.