5 шагов к ЭДО: как построить ECM-систему

Автоматизация документооборота сегодня становится ключевым конкурентным преимуществом: в условиях самоизоляции бизнес просто не может поддерживать стабильную работу без инструментов удалённого поиска документов и их обмена в цифровом формате. Как компании пошагово автоматизировать работу с документами и на что обратить особое внимание при выборе и внедрении решения. разбираемся вместе с руководителем ИТ-проектов Konica Minolta Business Solutions Russia Михаилом Ганжой.

На первом плане: выбор поставщика

Начальным этапом автоматизации работы с документами становится выбор поставщика – от этого зависит успех не только самого проекта, но и работы решения после внедрения. Поставщик должен обеспечить качественную техподдержку: предоставить доступ к демоверсии системы, клиентскому порталу, обучающим материалам. Услуги разных компаний в рамках оказания техподдержки могут различаться, однако высокий уровень обслуживания скорее гарантирует известный поставщик с большим опытом и широким портфелем внедрений.

Однако автоматизация может проходить в нескольких направлениях, а значит, и поставщики решений могут быть разными. Выгоднее выбирать партнёра, решение которого может «закрыть» сразу целый спектр потребностей. Но это не всегда возможно – и тогда стоит оценить, насколько удобно будет взаимодействовать с разными поставщиками в рамках одной инфраструктуры. Ведь конечная цель – создать единую систему документооборота со взаимосвязанными элементами.

Процесс поддержки должен стартовать ещё до начала проекта. Во многом это связано с активным развитием законодательства в области электронного документооборота – например, заказчик может быть не знаком с актуальными правилами по работе с электронными подписями. Это серьёзный вопрос, который может привести к проблемам в работе с партнёрами, клиентами или даже проверяющими органами, поэтому его стоит обговорить заранее.

Помимо этого, у бизнеса могут возникать сомнения насчёт эффективности, безопасности и простоты использования разных вариантов систем – а также поддержки, доработки и конечной стоимости решения. И поставщик должен быть готов ответить на все вопросы ещё до начала работы. Чтобы ответить на эти вопросы более точно и развёрнуто, поставщик должен провести предпроектный анализ, который позволит оценить все риски и преимущества, а также разработать концепцию проекта и его дорожную карту.

Второй шаг – определиться с направлением

Ключевым этапом предпроектного анализа становится формирование требований к решению. И здесь необходимо определить, какое подразделение бизнеса нуждается в автоматизации больше всего. Сотрудники каких отделов постоянно работают с документами? Где наблюдается, например, высокая текучка кадров из-за рутины или большое количество ошибок? От ответов на эти вопросы зависят объём и сложность обработки документов – а значит, и все дальнейшие действия, в том числе определение расходов на проект и выбор конкретного решения. Ведь одним направлениям необходимо просто передавать в архивную систему данные из «шапки» документов, другим – извлекать уже сверенную с внутренними справочниками информацию из таблиц.

Многие компании начинают проекты по автоматизации с бухгалтерии, и это оправдано: здесь легче совершить ошибку и выше её цена, сотрудникам приходится работать с ключевыми для бизнеса данными. Однако здесь же выше сложность реализации – а значит, и больше бюджет проекта.

Часто оптимальным вариантом становится старт с направлений, перед которыми стоят более простые задачи: скажем, секретариата или договорного отдела. И только после этого – переход к более сложным решениям. Но всё индивидуально и зависит от самого бизнеса: например, согласно исследованию Deloitte, 5% российских компаний начали автоматизацию документооборота с кадрового отдела – хотя для бизнеса это может стать непростой задачей.

Расчёт стоимости проекта, или что таит финансовая сторона

Ещё одна важна составляющая предпроектного анализа – оценка финансовых последствий, экономической эффективности и необходимых инвестиций. И этот процесс также может стать фактором для оценки профессионализма заказчика. При расчёте стоимости проекта он должен учитывать множество аспектов: например, тип печатных форм, которые использует компания; потребность бизнеса в обработке документов и объём их использования. И если заказчик упустит или специально скроет информацию о какой-либо статье затрат (например, о необходимости доплат для обновления системы) – это может стать крайне неприятным сюрпризом.

Расходы на внедрение системы могут быть высокими – но стоит понимать, что это единоразовые затраты: компании не придётся доплачивать, например, чтобы настроить и интегрировать программное обеспечение. При этом автоматизация документооборота и создание электронного архива приводят к снижению затрат. Трудовые ресурсы высвобождаются для более важных задач бизнеса, обработка данных ускоряется – и как следствие, процессы становятся более гибкими.

Семь раз отмерь: пилотное тестирование

Помимо выбора направления и определения бюджета, предпроектный анализ также включает в себя выбор документов, обработку которых необходимо автоматизировать; опрос ключевых потенциальных пользователей, согласование всех этапов запуска. После этого компания может переходить к следующему этапу – пилотному тестированию. Во время него у поставщика появляется возможность устранить недочёты, которые были допущены во время первичного анализа: добавить функционал, кастомизировать систему в соответствии с потребностями заказчика. Именно этот шаг позволяет сформировать итоговое решение, уже готовое к эксплуатации.

Перед началом пилотного тестирования определяется команда, которая будет работать с заказчиком на протяжении всего проекта; а также выявляются ключевые показатели его эффективности. Здесь же важно обговорить все моменты, способные оказать влияние на конечный результат. Будет ли поставщик проводить обучение и консультации пользователей, которые будут участвовать в «пилоте»? Готов ли заказчик платить за тестирование или он собирается использовать бесплатную демоверсию? От ответов на эти вопросы зависит уровень возможных интеграций и качество пилотного тестирования с технической точки зрения.

И напоследок: планируем масштабирование

Потребности компаний в автоматизации документооборота будут только расти – при расширении бизнеса количество операций с партнёрами и клиентами увеличивается, при этом информация должна быть доступна и надёжно сохранена, а следовательно, и оцифрована. Поэтому в процессе работы с документами компании часто сталкиваются с новыми задачами в области автоматизации. И иногда для их решения не требуется внедрение новых инструментов: когда бизнес уже работает с системой электронного документооборота, её можно просто доработать и масштабировать.

Возможности гибкого масштабирования системы важно выявить ещё на этапе её выбора – этот вопрос можно уточнить у поставщика. А перед самим началом процесса стоит провести планирование и учесть целый ряд аспектов. Например, если решение потребует интеграции с существующими системами, будет необходимо определить, каких ресурсов потребует эта интеграция и насколько сложно её будет реализовать – получится ли это сделать своими силами или придётся привлекать дополнительного исполнителя? Также иногда масштабирование требует доплаты за лицензии – и перед его началом лучше уточнить, тот ли это случай.

Сегодня автоматизация работы с документами становится признаком ответственности работодателя перед сотрудниками: она не только позволяет им решать более интересные задачи и выполнять свои обязанности с комфортом, но и становится инструментом для снижения рисков. Помимо этого, именно сейчас автоматизация обеспечивает оперативный обмен информацией, что становится особенно важным в условиях удалённой работы.