Как внедрить электронный документооборот за 6 шагов

Обеспечить сохранность документов с возможностью быстрого доступа к любому из них – достичь этой цели позволяет электронный документооборот. В чем его преимущества, как внедрить и пользоваться электронным документооборотом на предприятии, расскажем подробно.

Электронный документооборот или ЭДО – это автоматизация процессов, связанных с обработкой документов. Ведение электронного документооборота в организации требует внедрения СЭД – системы электронного документооборота, специализированного программного обеспечения для организации работы с цифровыми документами.

Сократить издержки на сотрудников, аренду и налоги поможет бухгалтерский аутсорсинг «Главбух Асcистент». Здесь умеют использовать все последние изменения в законе, чтобы снизить расходы бизнеса. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного бухгалтера.

Преимущества ЭДО:

  • Повышение эффективности труда. Время на поиск документов, их подготовку к отправке, обработку и обмен информацией значительно сокращается.
  • Сокращение расходов. Документооборот в электронном виде не требует дополнительных затрат на покупку оргтехники, расходных материалов, доставку и пересылку документов. Нет необходимости в помещениях для архивного хранения бумаг и дополнительных сотрудниках.
  • Минимизация ошибок. Влияние человеческого фактора существенно уменьшается.
  • Повышение лояльности контрагентов. Документы не теряются, партнеры и клиенты оперативно получают счета и акты.
  • Повышенная безопасность. После введения электронного документооборота вопрос о том, как хранить документы, отпадает сам собой – хранение обеспечивает СЭД, гарантируя абсолютную конфиденциальность данных.
электронный документооборот

Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»

“Запуск ЭДО позволил только за первые три месяца работы сэкономить более полумиллиона рублей. За год мы отправили два миллиона электронных документов, а количество клиентов, перешедших на ЭДО, превысило 45%. Сегодня актуальность ЭДО ещё выше. Мы продолжали работу даже в режиме самоизоляции, а наши клиенты вовремя получали отчетные документы и могли оплачивать счета дистанционно и без бумаг”.

Электронный документооборот: алгоритм внедрения

Процесс внедрения электронного документооборота бухгалтерских и других видов документов происходит в несколько этапов:

Определение потребностей компании.

  • Составьте список документов, проходящих через компанию. Определите, какие из них можно хранить только в бумажном формате, а какие допустимо перевести в цифровой вид.
  • Подробно изучите и опишите бизнес-процессы, проследите маршруты движения внешнего и внутреннего документопотока.
  • Проанализируйте процессы создания, согласования и утверждения документов внутри предприятии, а также порядок обработки входящих и исходящих бумаг.
  • Оцените, на каких этапах делопроизводства тормозится движение документов, где отмечаются проблемы.
  • На основании полученной информации примите решение о том, какие бизнес-процессы необходимо оптимизировать и какие проблемы можно решить с помощью внедрения электронного документооборота.

Обычно переход начинают с наиболее массового потока документации – бухгалтерской «первички» и других формализованных документов. Электронный документооборот бухгалтерских документов наиболее отработан технически и регламентирован законодательно, поэтому особых трудностей не вызывает. Если в процессе перехода на электронный документооборот в бухгалтерии все же возникают проблемы, воспользуйтесь услугами профессионалов сервиса Главбух Ассистент.

Получение электронной подписи

Различают два вида электронной подписи:

  1. Простая – используется для заверения бумаг внутреннего электронного документооборота. Помогает разграничить права доступа для пользователей. Для получения подписи нужна регистрация в системе ЭДО.
  2. Неквалифицированная – подходит для внутреннего и внешнего электронного документооборота, оформления договоренностей с контрагентами. Подпись действительна, если это отдельно оговорено в договоре.
  3. Квалифицированная – подпись с усиленной защитой, подкрепляется квалифицированным сертификатом. Подпись придает любым документам юридическую силу, позволяет вести электронный документооборот без ограничений. Для получения нужно обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию ФНС.

Единый электронный документооборот: выбираем оператора

Применение электронного документооборота в организации требует сотрудничества с операторами ЭДО – организациями, которые предоставляют услуги программно-аппаратного обеспечения для обмена цифровыми данными по защищенным телекоммуникационным каналам.Подобных сервисов в России около восьмидесяти – их список опубликован на сайте ФНС.

Выбирая среди официальных операторов, обращайте внимание на следующие критерии:

  • Наличие функций, необходимых для вашей работы.
  • Интеграция с информационными системами.
  • Оперативность оказания услуг по технической поддержке.
  • Подключение контрагентов – некоторые операторы полностью берут эту работу на себя.
  • Роуминг с другими операторами. Если такой возможности нет – лучше поискать другой вариант.
  • Стоимость услуг – уточните, какие услуги входят в тариф, а что оплачивается отдельно.
электронный документооборот

Денис Панин, руководитель отдела закупок компании Estee Lauder

“При выборе решения оценивайте не только стоимость внедрения, но и поддержку решения в будущем, а также стоимость доработок, так как внутренняя структура компании может меняться. Соотнесите бюджет проекта с количеством операций, которые вы планируете совершать при помощи системы, так как в некоторых случаях инвестиции могут быть существенными и не соответствовать масштабу бизнеса”.

Перевод контрагентов на электронный документооборот

Ключевая задача после перехода на документооборот в электронном виде – договориться с контрагентами о переходе на единый электронный документооборот.

Контрагентов нужно уведомить об изменениях в вашей компании – тем, кто работает «по старинке», отправьте предложение о переходе на электронный документооборот, с уже вовлеченными в этот процесс обменяйтесь письмами-приглашениями об электронном документообороте, используя выбранный вами сервис.

Подготовка к запуску ЭДО

На завершающем этапе выполняется тестирование системы ЭДО, настройка оборудования. Сотрудники проходят необходимое обучение: тем, кто больше других работает с документами, лучше пройти специальные курсы. С возможностями системы ЭДО персонал может познакомить представитель оператора, который научит, как пользоваться электронным документооборотом.

электронный документооборот

Александр Гладкий, менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia

“Технологически запустить электронный документооборот не так уж и сложно – для этого есть все необходимые технические средства. Основная и самая длительная часть работы заключается в методологической подготовке: проработке и дополнении текущих регламентов и юридических документов, обучении персонала, описании новых правил работы. Часто именно в процессе такой работы заказчики осознают, что бизнес-процессы в компании не налажены или нуждаются в существенной доработке”.

Запуск системы ЭДО

Официальный запуск системы требует издания отдельного распоряжения или приказа, с которым нужно ознакомить всех задействованных сотрудников. Назначьте ответственных специалистов, которые будут следить за процессом внедрения ЭДО и помогать остальным.

Электронный документооборот: что может помешать внедрению

Принимая решения о переходе на электронный документооборот, нужно учитывать масштаб организации, специфику ее деятельности, структуру – подходят ли они для внедрения электронного документооборота. Нет смысла в переходе на «цифру» в таких случаях:

  • Малочисленный персонал – менее 10 человек.
  • Преобладание в штате сотрудников «старой закалки», которым сложно перейти на электронный формат.
  • Отсутствие договоренностей о переходе на ЭДО с большинством контрагентов.