Автоматизация оформления и обработки документов

Разработка и оформление документов выполняется в соответствии с определенными требованиями. Общепринятыми нормами в сфере документационного обеспечения управления являются унифицированные формы для документации. Кроме этого, те документы, которые предназначены для процессов внутри организации, должны отвечать корпоративным нормам. При этом документы разделяют на организационно-распорядительные и учетные. К первым относятся различные справки, письма, протоколы, приказы и распоряжения. К учетным документам относят накладные, кассовые, счета-фактуры, платежная документация.

Благодаря автоматизации оформления документации, процесс разработки и регистрации документов становится значительно проще:

  • Ошибки в оформлении документов полностью исключены;
  • В процессе создания нового документа, ему автоматически присваиваются нужные реквизиты. Также можно скопировать информацию из документа-основания и вставить в новый документ;
  • Документы регистрируются в системе и сохраняются;
  • Создание документа может происходить автоматически в заданный период времени или вручную пользователем.

Автоматизация процессов делопроизводства позволят более качественно и эффективно решать задачи по организации работы с документами. Так, еще на стадии введения автоматизированной системы выполняется анализ и оптимизация документооборота. Разрабатываются схемы движения каждого из документов. Также назначаются сотрудники, ответственные за исполнение каждого этапа работы над определенным типом документов. В том случае если разграничить права доступа к документации, можно обеспечить последовательную работу нескольких сотрудников над одним документом. При этом можно контролировать состояние каждого отдельного документа. Комплексная автоматизация работы с текстовыми и табличными документами поможет получить отчет произвольной формы о том, в каком состоянии находится определенный документ или группа документов. Помимо этого налаживается обмен данными с пользователями, которые территориально удалены от рабочего места.

Система хранения документов

Многие крупные компании имеют большие объемы документов в бумажном виде, которые необходимо хранить в архиве. Автоматизация хранения документов позволяет существенно снизить время на поиск документации в архиве в 10 раз. Также поможет сократить денежные расходы в случае переноса архива от внешнего предприятия.
Преимущества автоматизации архивного хранения:

  • Хранение документации со всеми необходимыми атрибутами: подпись, пометка, печать и многое другое;
  • Все версии документов сохраняются после каждого изменения. Нет возможности удалить файл;
  • Сохранение форматов печати документов;
  • Полная поисковая информация: карточки документов, строка таблицы SQL;
  • Есть удаленный доступ;
  • Существуют всевозможные способы осуществления поиска: по структуре, индексам и т.д.;
  • Минимальные требования к рабочим станциям;
  • Высокий уровень надежности хранения данных с возможностью восстановления всей системы из архива при полном разрушении системы.

Автоматизация технической документации и нормативных документов предполагает использование специальных систем электронного документооборота. Современная система должна обладать такими основными функциями:

  • В ходе согласования документации выполняется простановка графических замечаний на чертежах и документах;
  • Извещения о проведенных изменениях;
  • Поиск документа на изделие;
  • Выпуск отчетов;
  • Контроль рассылки копий документов.

С помощью основного функционала системы можно работать с любыми типами проектной документации. Каждый документ может включать в себя несколько файлов, к примеру, многолистовые чертежи или объемные модели сборочных изделий. Документы считаются версионными и для каждой такой версии можно выпустить множество итераций данного документа. Одна такая версия имеет свои атрибуты, файлы, подписи, права доступа и многое другое. В соответствии с типом документа, система подбирает определенный вид автоматизации операций формирования, изменения, рецензирования, обмена данных между файлами документа и информационной моделью данных в системе.

Автоматизация исполнительной документации

Автоматизация исполнительной документации становится все более актуальной с каждым годом. Учитывая ее сложность и многообразие, она формируется по конкретным шаблонам и работа с ней строго регламентирована. Но благодаря этому упрощается перенос документов в электронный формат.
Преимущества:

  • Сокращаются трудозатраты работников, которые отвечают за оформление исполнительной документации;
  • Процессы обработки и заполнения документов подводят под стандарты;
  • Обмен документами между компаниями ускоряется, он становится надежней и проще;
  • Документы защищены от повреждения и утраты;
  • Вся документация сохраняет полную юридическую силу.

Средства обработки документов

Средства, которые используются для создания и обработки документации считаются средствами обработки информации. Их можно разделить на основные и вспомогательные. Вспомогательные средства представляют собой оборудование, с помощью которого обеспечивается работоспособность основных средств. Оно облегчает и делает любую трудовую деятельность комфортной. К таким средствам относят оргтехнику, различные канцелярские товары, а также средства по хранению, поиску, размножению и уничтожению информации.
Основными средствами являются средства подготовки данных, снабжения, регистрации и сбора данных, средства ввода, разработки документов и их отображения. Они представляют собой универсальное орудие труда по автоматизированной обработке данных.
Актуальность автоматизации обработки текстового документа становится все востребованной с увеличением числа документов и количества работников, которым нужно получить к ним доступ. Благодаря системе электронных данных можно вести учет документации, автоматизировать работу коллектива с текстовыми документами, а именно: осуществлять поиск, редактирование, движение по маршруту и многое другое. К тому же данная система способна повысить исполнительскую дисциплину в компании.

Как автоматизировать ввод документов

Автоматизация ввода документов word и других форматов не преследуют цель полностью исключить сотрудника из процесса работы. Ее задачей считается ускорить процесс обработки. А задача сотрудника – проверить вносимую информацию программой. Принцип работы у программы такой:

  • В сервис загружается сканированная документация;
  • Система распознает их и показывает, какую именно информацию требуется ввести;
  • Если программа сомневается в чем-то, она подсвечивает конкретное поле, а сотрудник выбирает нужный вариант для ввода;
  • Далее данные загружаются в базу.

Работнику нужно сделать только скан документа. А можно сразу попросить партнера прислать электронный документ. Это сэкономит время сотрудника и позволит спокойно продолжить работу.
Выбирая сервис автоматизации хранения, оформления, ввода, редактирования и обработки документации, внимательно изучите систему безопасности. Необходимо знать, где располагается сервер, как обрабатываются и шифруются данные. Не стоит доверять неизвестным малоопытным компаниям. Рекомендуется выбрать сервис с авторитетным известным именем. Весь комплекс по внедрению системы электронных данных проводят специалисты с опытом в области автоматизации обработки данных в текстовых документах. Обратившись к сотрудникам, они с удовольствием проконсультируют и ответят на все интересующие вопросы.