Внедрение электронного кадрового документооборота

Сегодня каждый руководитель задумывается о том, как оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы на своем предприятии. Внедрение электронного кадрового документооборота позволит контролировать работу сотрудников и получить такие преимущества:

• Снижение уровня трудозатрат сотрудников;
• Возможность подписания документов, даже если работник за пределами офиса;
• Возможность контролировать кадровое делопроизводство;
• Гарантированная безопасность документов;
• Сокращение расходов на бумагу и оргтехнику;
• Оперативная сдача отчетов в госорганы управления;
• Прозрачность ведения документооборота;
• Снижаются риски подделки документов при использовании электронной цифровой подписи;
• Не нужно хранить большое количество бумажной документации;
• Быстрый доступ к любой информации.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Чтобы автоматизация кадрового документооборота прошла как можно мягче, необходимо использовать электронные документы при учете персонала и в работе с контрагентами. Также необходимо получить электронную подпись и перевести кадровую документацию в цифровой формат. С помощью кадровых документов можно обмениваться трудовыми договорами, заявлениями и уведомлениями. Это может быть заявление об отпуске, увольнении, о переводе на другую должность или уведомление об изменении условий труда. Всего подобных документов около 60. Список можно найти в Приказе Министерства труда РФ от 1.05.2020 года № 240н.

Рекомендуется провести полный комплекс мероприятий по внедрению электронного кадрового документооборота. Он состоит из следующих процессов:

• Проведение аудита кадровых процессов на предприятии, что позволит установить порядок взаимодействия, согласования и работы с документацией, а также их оптимизации.
• Оценивание рисков перевода бумажной документации в электронный формат с использованием электронной подписи. К примеру, те документы, которые не требуют обязательной подписи сотрудника, можно перевести в цифровой вид и для их подписания использовать электронную подпись.
• Принятие технических решений. Благодаря им состоится реализация электронного документооборота. В этом случае каждая организация выбирает для себя наиболее удобный инструмент.
• Необходимо закрепить понятие системы кадрового документооборота и электронной подписи внутри организации. Также надо установить порядок взаимодействия и обмена документацией с каждым участником и согласовать электронный обмен документами.

Разумно переводить не все сразу в электронный формат, а сначала определенные кадровые процессы и документы, которые их сопровождают. На этом этапе очень важно сплоченность тех сотрудников, которые активно участвуют в этой процедуре. Это могут быть кадровики, методологи, юристы, IT-специалисты и другие работники.

Особенности внедрения кадрового электронного документооборота

Автоматизация кадрового делопроизводства имеет свои сложности. Однако они не относятся к серьезным проблемам, необходимы лишь точечные меры воздействия, а также создание правильных «привычек», что свойственно при запуске любого нового бизнес-процесса. Чтобы в этом убедиться, ниже перечислены следующие из них:

• Отсутствует возможность подписать документ «задним числом»;
• Расходы на создание технического решения;
• Низкий уровень подготовки сотрудников к взаимодействию с электронными файлами;
• Есть риск потерять данные. Для этого необходимо создавать копии документов;
• Необходимо защитить данные от незаконных изменений;
• Нужна интеграция с системами госорганов управления.

Все эти недостатки при должном подходе можно легко исправить. Например, провести обучение персонала, вложить средства в автоматизацию кадровых документов. Кроме этого, все эти проблемы можно быстро решить, выбрав готовое техническое решение при обращении к профессионалам.
К примеру, разработанный опытными специалистами сервис «Личный кабинет работника» поможет построить прозрачную систему ведения электронного кадрового документооборота. Благодаря своей адаптивности данный сервис всегда будет обновляться, соответствуя современным законодательным нормам. С помощью данного сервиса можно организовать учет электронных трудовых книжек и наладить процессы согласования и подписания кадровой документации с любого гаджета сотрудника.
Инновационные технологии по электронному кадровому документообороту позволят автоматизировать внешний и внутренний документооборот любого уровня сложности.