Система электронного документооборота
Система электронного документооборота является основой внутреннего взаимодействия между подразделениями, а также создания, редактирования, хранения и учета документов.
Бизнес-процессы и документация неразрывны между собой, поэтому сегодняшние системы автоматизации делопроизводства включают в себя набор необходимых инструментов для работы с процессами и информацией.
Преимущества СЭД:
- Сокращение издержек на обработку информации в 2-5 раз
- Быстрый возврат инвестиций
- Сохранность информации
- Автоматизация бизнес-процессов
- Повышение точности информации при вводе
- Быстрый поиск и обработка информации
Виды систем электронного документооборота на предприятии могут подразделяться по функционалу, который определяет сферу их использования. В зависимости от этого системы внутреннего документооборота можно разделить на:
- Система делопроизводства
- Электронные архивы для хранения и поиска информации
- Workflow-система для автоматизации документооборота и бизнес-процессов
- ECM-системы для управления электронным документооборотом, которые включают в себя весь корпоративный контент: документы, их образы, потоки работ, записи, коллективное взаимодействие.
Автоматизированные системы документооборота позволят сократить бумажные экземпляры документов и существенно сэкономить материальные ресурсы. Благодаря им повышается скорость и качество работы персонала, ускоряются бизнес-процессы. При этом руководство может контролировать ход выполнения данных процессов.
Интегрируя с иными информационными системами, такими как CRM, ERP, CPM и многими другими, единая система документооборота выступает в качестве связующего звена между ними. Таким образом, формируется единое информационное пространство, повышается скорость потока обмена документацией и ускоряется работа предприятия.
Наша компания сможет подобрать подходящую и эффективную для вас программу СЭД, которая поможет реализовать задачи, необходимые именно для вашей организации.
Внедрение СЭД
Задачи СЭД
- Поиск документов
- Сохранение документов
- Оперативная маршрутизация
- История работы с документами
- Архивное хранение
- Экономия на процессах
- Обеспечение удобных рабочих мест
Затрагиваемые процессы
- Исходящая корреспонденция
- Входящая корреспонденция
- Внутренние документы
- ОРД
- Поручения и контроль
- Договоры
- Документы финансового блока
- Документы юридического блока
- Управление совещаниями
- Управление закупками
Требования к системе
- Интерфейс
- Быстродействие
- Гибкость
- Развитие системы
- Возможность интеграции
- Импортозамещение
- Поддержка различных ОС
- Поддержка вендором и разработчиком
Выгоды от внедрения СЭД
Меньше издержек
Снижение издержек на обработку информации в 2-5 раз
Быстрый возврат инвестиций
Возврат инвестиций на внедрение 3-9 месяцев
Меньше рисков
Минимизация риска утери информации в ходе налоговых проверок
Органическое развитие компании
Повышение зрелости процессов с ростом компании
Меньше ошибок при вводе
Повышение точности информации, введенной в информационные системы до 100%
Быстрый поиск
Увеличение скорости поиска и обработки информации в 3-10 раз
Функционал СЭД
- Справочники сотрудников и контрагентов
- Карточки входящих, исходящих, внутренних и договорных документов
- Реестры документов (в т.ч. связанные представления)
- Сквозная нумерация документов с гибкими настройками формата номера
- Система поиска документов по различным атрибутам
- Создание поручений
- Создание дочерних поручений из родительской поручений
- Возможность отзыва дочерних поручений при завершении родительских
- Просмотр иерархии поручений в карточке документа
- Уведомление о назначении поручений по электронной почте (со ссылкой на карточку)
- Визуализация дерева поручений
- Создание маршрутов любой сложности
- Параллельные и последовательные согласования
- Комментарии и редактирование файлов в ходе согласования
- Консолидация разных версий в MS Word
- Запрос комментариев у других сотрудников
- Уведомления на почту по заданиям и комментариям
- Редактирование маршрута во время согласования
- История заданий согласования
- Возможность группировки заданий по циклам согласования
- Почтовые уведомления по различным событиям, со ссылкой на карточку
- Представления «Мои задания» и «Задания от меня» с возможностью гибкой группировки
- Статистический отчет по текущим заданиям
- Статистический отчет по исторической активности
- Табличный конфигуратор этапов маршрутов обработки документов
- Различные типы этапов и заданий по ним
- Простая настройка без программирования
- Полная прозрачность процессов электронного документооборота
- Полный цикл электронного согласования документов в одном интерфейсе
- Стандартные коннекторы к популярным системам
- Индивидуальная разработка уникальных коннекторов
Реализованные проекты
Delivery Club
ИТ-провайдер полного цикла Konica Minolta Business Solutions Russia автоматизировал обработку первичной документации в компании Delivery Club.
thyssenkrupp
Крупный производитель лифтов экономит свыше 2 млн. руб. в месяц после автоматизации документооборота. Случаи дублирования и потери документов сократились.
Reima
Производитель детской одежды автоматизировал процессы маркетинга, производства и контроля качества с помощью СЭД. Эффективность взаимодействия подразделений выросла, количество ошибок на производстве снизилось.
металлургическая компания
Металлургическое предприятие обеспечило сотрудников электронными цифровыми подписями. Взаимодействие с клиентами упростилось. Сотрудники выполняют задачи быстрее, чем раньше.
машиностроительный холдинг
Конструкторы и технологи производственного предприятия получили мощный инструмент хранения, обмена и согласования документов. Теперь поиск документов занимает в несколько раз меньше времени, чем раньше. Операционные издержки предприятия снизились.
Tupperware
Отказ от бумажных носителей при выставлении счетов позволяет решить проблему нехватки пространства
Розничная сеть Виктория
Команда ИТ-решений Konica Minolta реализовала проект по внедрению Системы Электронного Документооборота Tessa в розничной сети Виктория.
Используемые продукты
Tessa
TESSA – универсальная ECM/BPM/CSP платформа российской компании СИНТЕЛЛЕКТ (Syntellect), предназначенная для создания высокопроизводительных решений по управлению документами и бизнес-процессами в компаниях различного масштаба и направлений деятельности.
- 16 лет экспертизы на рынке ИТ
- Более 350 проектов внедрения
- 30 успешных проектов с количеством пользователей более 1.000
- Заказчики в 12 странах мира
- 30 компаний-партнеров в России и странах СНГ
Docsvision
Платформа для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний. Современная масштабируемая CSP-архитектура позволяет создавать СЭД/ECM/BPM решения любого уровня сложности нагрузки. В состав платформы включены Low-Code инструменты для кастомизации и настройки. Входит в ТОП-3 российских СЭД/ECM (по данным обзора аналитического портала TAdviser, декабрь 2021 г.).
docsvision.com
Doctrix
Система автоматизации бизнес-процессов и документооборота c возможностью создания и развития реализованных процессов собственными силами, без привязки к разработчику и программистам. Вошла в число победителей конкурса партнерских ИТ-решений Microsoft Partner Awards 2015 в номинации «Messaging and Communication». DocTrix разработана в 2012 году и внедрена более, чем на 100 000 рабочих мест, в России, Казахстане и на Украине.
Решаемые задачи:
- Автоматизация бизнес-процессов;
- Электронный документооборот;
- Улучшение внутрикорпоративных коммуникаций;
- Регистрация и обработка обращений в IT-подразделения;
- Анализ загруженности сотрудников;
- Контроль нарушений и отклонений от нормативов в работе офиса;
- Выявление «узких мест» и проблем взаимодействия подразделений;
- Аттестация и оценка персонала;
- Оптимизация деятельности ИТ-службы и других подразделений.
Отзывы
Система электронного документооборота помогла ThyssenKrupp создать структуру архива документов и правила именования, а также снабдить документы метаданными и атрибутами, необходимыми для поиска документов в хранилище. Теперь мы файлы с определёнными именами, идентификаторами проектов и подразделений. Это упрощает и ускоряет поиск.
Николь Харрис (Nicole Harris),
Глава сервисной службы, ThyssenKrupp
Мы работаем с большим количеством технологической и производственной документации, регламентами контроля качества, протоколами тестирования материалов. В прошлом управление этой документацией было неэффективным. Критическая информация хранилась в обычных сетевых папках и на компьютерах пользователей в различных версиях. Найти информацию было сложно, поэтому наши внутренние команды не могли эффективно взаимодействовать.
Ханну Херкман (Hannu Herckmann),
Руководитель IT департамента, Reima
«Определяющими факторами при выборе решения Konica Minolta стали скорость развёртывания, компетенции подрядчика и бюджет проекта. Сроки реализации проекта составили 1,5 месяца на запуск базового договорного потока, без автоматизации маршрутов, и 2 месяца на миграцию из единой СЭД. Подрядчик выполнил работы в запланированные сроки и на высшем уровне. Со стороны команды внедрения сложностей не возникло.»
Селиванов Павел Валерьевич,
Директор по информационным технологиям, компании ООО "Виктория Балтия"
Мнения экспертов
Автоматизация внутреннего и внешнего документооборота бизнеса – направление, в котором наша компания преуспела больше всего. Опыт наших специалистов насчитывает десятки проектов. Задачи, которые решала наша команда внедрения, включают как типовые конфигурации, так и сложные реализации с индивидуальной доработкой.
Чернецкий Владислав,
Ведущий менеджер по развитию бизнеса IT-решений
Исследование и оптимизация бизнес-процессов – наш профиль. Наша команда погружается в задачи клиента и изучает процессы, требующие наибольшего внимания. Также, в нашем арсенале имеются инструменты автоматизированного бизнес-анализа, которые мы успешно применяем в проектах.
Алексей Савченко,
Ведущий бизнес-аналитик
Основная компетенция Konica Minolta – обеспечение процессов документооборота. Многие наши заказчики имеют опыт работы с различными иностранными решениями. Однако в офисах своих российских представительств используют рекомендованные нами решения, наиболее актуальные для требований российских регуляторов и сценариев использования.
Андрей Карелин,
Ведущий менеджер по работе с глобальными заказчиками
Портфель IT-решений Konica Minolta формируется на двух принципах. Клиентоориентированность - предоставление клиентам наиболее востребованных и соответствующих потребностям пользователей продуктов. Инновационность - использование наиболее актуальных технологий для решения задач клиентов. Применение этих принципов позволяет нам сохранять лидирующие позиции в области автоматизации бизнеса наших заказчиков.
Егор Говорков,
Руководитель продуктового портфеля IT-решений
Наши сильные стороны
Konica Minolta– международный поставщик
IT решений
Опыт автоматизации документооборотав Российских компаниях
Собственныйотдел разработки
Статьи
Менеджер по продукции
Руководитель отдела развития ИТ-решений
Руководитель отдела развития ИТ-решений
Начальник отдела, заместитель руководителя
Руководитель проекта
Руководитель отдела развития ИТ-решений
Как цифровизация может стимулировать новые способы работы удаленно и в офисе
Загрузить