В управлении предприятием большую роль играет электронный документооборот и с каждым годом данная роль становится все значимей. Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьютерную программу, с помощью которой можно организовать работу с созданием, изменением и поиском электронной документации.
Внедрение системы электронного документооборота – это база, на которой построится вся автоматизация документооборота на предприятии.
Этапы внедрения СЭД:
- Изначально определяются цели, и выстраивается определенная стратегия. При этом выявляют существующие проблемы документооборота. Это может быть потеря документов, поиск сведений, доставка корреспонденции, отсутствие контроля над тем, как исполняются поручения и многое другое. Для выявления подобных проблем привлекаются сотрудники, владеющие информацией о прохождении документации. Среди них работники IT-отдела, HR-специалисты, сотрудники договорного отдела и другие. На этой стадии разрабатывается предварительный план внедрения документооборота: постепенно или одновременно будет выполняться автоматизация подразделений и филиалов, какие именно процессы будут идти в первую очередь.
- На втором этапе проводится обследование документооборота в организации. Для этого анализируется организационная структура самого предприятия, выявляются процессы, связанные с движением документации, уточняются схемы документооборота, их маршруты и права доступа. Кроме этого анализируется техническая инфраструктура на соответствие функционалу внедряемой СЭД. Также проверяется совместимость будущей СЭД с существующими системами и создается группа пользователей, оценивается их профессионализм с целью определить их потребность в обучении.
- На третьем этапе со специалистами заключается договор на внедрение СЭД. В том случае если руководством предприятия было решено внедрить СЭД самостоятельно, то данный пункт не рассматривается.
- Установка СЭД. Но перед этим выполняется обновление технической инфраструктуры. На данном этапе возможно приобретение нового оборудования. Затем осуществляется установка программного обеспечения на сервер и рабочие места сотрудников, настраивается система.
- Внедрение документооборота предусматривает обучение пользователей в компании. Одновременно с этим можно начинать работать с системой. Сотрудники получают знания согласно их роли в системе.
- Полноценное введение СЭД в эксплуатацию.
Как внедрить СЭД, чтобы избежать проблем
Как и в любой системе, в СЭД можно столкнуться с проблемами по внедрению документооборота. Прежде всего, это неподчинение со стороны сотрудников. Новый порядок может вызвать трудности, особенно это касается людей старшего поколения. Рекомендуется внедрять СЭД постепенно, грамотно и четко писать инструкции. Если необходимо можно устроить перестановку работников.
Также среди часто встречаемых проблем можно отметить незаинтересованность руководителей предприятия. Руководство должно своим примером мотивировать персонал активно работать с данной системой. Если начальник не заинтересован, то существует угроза внедрения систем документооборота в компании.
Сюда относится и слабая структурная организованность. Это свойственно тем организациям, которые часто меняют свою структуру. Новые связи между отделами очень долго строятся, что вызывает полную неразбериху и бардак в документах и их движениях.
Чтобы избежать проблем с внедрением, нужно перевести архив документации в цифровой формат. Это очень длительная и тщательная работа, которая должна быть выполнена в том случае, если в компании за долгие годы работы накопился большой архив. Такой работы, к сожалению, не избежать.
Следует отметить, что внедрение электронного документооборота – это эффективный инструмент для взаимодействия с контрольно-надзорными органами и органами исполнительной власти. Также данная система способна обеспечить быстрый обмен документами с контрагентами. Вы сами можете пригласить поучаствовать в электронном взаимодействии своих партнеров и заказчиков. Это позволит повысить эффективность, качество и скорость обмена информацией, а также быстрее окупить внедренную СЭД.
Для подключения к системе внедрения СЭД необходимо оставить заявку на нашем сайте, заказать обратный звонок, отправить сообщение или связаться с нами с помощью удобной формы обратной связи. Менеджер ответит на интересующие вопросы и расскажет о стоимости внедрения СЭД, основных этапах и ее преимуществах для предприятия.