Юридически значимый электронный документооборот

Понятие ЮЗДО и основные преимущества системы юридически значимого электронного документооборота

Плюсы использования ЮЗДО

При определении юридически значимого документооборота (ЮЗДО или ЮЗЭДО) вкладывается смысл о возможности обмена задокументированными сведениями, которые обладают законной силой на основе правовых актов, положений и т.д. Передаваемый файл, планируемый для использования, должен быть заверен электронной подписью, чтобы содержание гарантировало исполнение предписаний, условий договора и прочего. Цифровой документ нередко представляется в суде, в качестве доказательств, и он будет иметь одинаковые права наравне с бумажными носителями информации.

Переход на юридически значимый электронный документооборот обеспечит выполнение необходимых оптимизаций затрат и позволит добиться:

• решения правовых споров в большем объеме;
• быстрого восстановления данных при утере;
• сокращения времени на обработку делопроизводства;
• следования законодательной базе;
• возможность применения электронных подписей;
• расширение сфер влияния в бизнесе и т.д.

При использовании цифровых технологий удается избежать распространенных ошибок или исправить недоработки в кратчайший срок.

Почему выгодно работать с ЮЗЭДО

Государственные предприятия, частные компании активно переходят на электронный документооборот юридически значимых документов. Отказ от бумажных носителей объясняется увеличением поддержки такого перехода со стороны управляющих, регулирующих, надзорных органов власти. Внедрение цифровых технологий позволяет увеличивать скорость транзакций, экономию средств, быстро вести учет, хранение, переименование, внесение корректировок. Электронные документы обеспечивают возможность органично встраиваться во внутренние бизнес-процессы.

Чтобы наладить работу с ЮЗДО потребуется минимальное количество времени и привлечение нескольких представителей.

1. Заинтересованной компании.
2. Контрагента (подрядчика, покупателя, поставщика).
3. Операторов электронного документооборота.

Компания и контрагент могут выбрать каждый своего оператора, и в процессе заключения сделок представители ЭДО будут обмениваться документами в режиме онлайн. Цифровые файлы проходят стадию утверждения посредством добавления цифровой подписи.

Какие возможности обеспечивает наличие ЮЗДО

Полноценным правовым аргументом в век цифровых технологий может быть не только традиционный носитель информации, но и электронный документ. Работая с ЮЗДО, открываются широкие перспективы:

• Отказ от хранения бумажного документооборота и ручного ввода сведений;
• Обеспечение юридической силы в договорной электронной документации;
• Участие в тендерах и госзакупках;
• Гарантирование правомочности выполняемых сделок;
• Выстраивание прозрачного диалога с налоговыми органами;
• Формирование доверительных отношений с партнерами по бизнесу, новыми организациями.

При использовании ЮЗДО, другая сторона получит необходимые идентификационные данные, реквизиты, чтобы разграничить доступ, права и гарантировать подлинность регистров.

Чтобы система юридически значимого электронного документооборота работала, необходимо обеспечить ЮЗДО правовым фундаментом. Предстоит разработать механизм признания ответственности другим лицом на основании собственных полномочий и законодательных актов. В список обязательных условий входит и электронная подпись. Цифровой реквизит призван аргументировать подлинность документа, и является эквивалентом подписи на бумаге.

Как перейти на работу с ЮЗДО

При переходе с бумажных носителей информации на юридически значимый документооборот, необходимо следовать определенным шагам.

1. Выбрать провайдера (оператора). Это специальная организация, которая будет поддерживать работу с электронными документами. Она также выполняет функции защиты от несанкционированного доступа и обеспечивает конфиденциальность информации.
2. Настройка интеграции. Очень важно, чтобы программное обеспечение провайдера было совместимо с электронными платформами компании, где хранятся делопроизводства.
3. Настройка связи через роуминг. Провайдер должен иметь возможность обмениваться файлами с организациями, подключенными к другим операторам.
4. Работа техподдержки. Данный пункт особенно важен для предприятий, функционирующих в непрерывном режиме, когда необходимо получить консультацию при сбоях 24/7.
5. Освоение интерфейса. Программное обеспечение провайдера должно быть интуитивно понятным сотрудникам компании.
6. Наличие возможностей. Большой спектр услуг цифровой платформы расширит эффективное взаимодействие с клиентами, партнерами по бизнесу.

Среди наиболее известных операторов, которые предоставляют сервис ЭДО на федеральном уровне, можно назвать АО ПФ СКБ Контур, Такском, Сбис, АНО БЕЛИНФОНАЛОГ, ОАО ИнфоТеКС Интернет Транс.

Случается, что не все участники взаимовыгодного сотрудничества стремятся переходить на электронный формат документов. Предположим, крупный покупатель товаров желает перевести документацию в цифровой вид и далее работать с использованием цифровых форматов. Но поставщик предпочитает бумажные носители информации. Чтобы убедить партнера, необходимо рассказать о выгодах ЮЗДО, а также оказать помощь, например при подключении к оператору или обучить сотрудников пользоваться электронными документами.