Учет первичной документации

Правильный учет первичной документации

Как проводится учет первичной документации в единой базе СЭД и хранение документов в электронном виде

Первичная документация и способы хранения СЭД

Первичной документацией (бухгалтерской, учетной) принято называть документы, где содержатся конкретизированные данные либо информация делового характера. Документооборот может содержать: учетные, финансовые, корреляционные, транзакционные сведения о проводимых действиях, операциях и обычно представляет ценность для организации (коммерческой, государственной).

Традиционные бумажные носители являются наиболее универсальным и надёжным способом хранения документации. Сведения о бухгалтерской, хозяйственно-экономической деятельности нередко заносятся в специальные книги учета, листы, которые складываются в папки. Однако, последние десятилетия наблюдается перевод первичных документов в электронный вид. Документы хранятся на жестких (HDD) и твердотельных (SSD) дисках компьютера. Для передачи документов применяются CD, DVD накопители, и USB Flash. Очевидно, что передача документов через сеть интернет стала современным стандартом.

Первичная документация в рамках бухгалтерского, финансового учета представляет немалую ценность и может быть затребована в качестве проверочной информации для проведения необходимых аудитов представителями налоговых, судебных х и иных силовых, государственных структур. Документооборот ведет один человек или несколько сотрудников компании. Персонал должен знать содержание и формы СЭД, понимать критерии учетных регистров.

Основные положения первичного документооборота

Учет первичной документации налагает на сотрудников, ведущих документооборот, ряд определенных обязанностей. В частности они должны уметь работать с информацией:

• вписывать;
• упорядочивать;
• корректировать;
• заменять.

На государственных предприятиях действует положение «О бухучете». Своду установленных правил стараются придерживаться и бухгалтера, экономисты частных компаний. Между тем, регламентирование обязательного перечня документов не существует. Каждая организация самостоятельно принимает решения о ведении бухгалтерского и иного учета, в рамках хранения четко обозначенного списка СЭД.

Но существует перечень обязательных реквизитов. Бумажный, электронный документооборот регламентируется на основании п. 2 ст. 9 закона №402-Ф3. В учетной политике компании важно закрепление положений о формах учета используемых в бухгалтерии. За нарушения при хранении СЭД могут быть введены наказания, в частности представителями надзорных органов согласно действию новых санкций от 26 октября 2020 года.

Список первичных документов

Бухгалтерский учет на каждом предприятии может содержать перечень первичных, нормативных документов (опубликованных, неопубликованных).

1. Акты зачета взаимных требований.
2. Платежные поручения.
3. Бухгалтерские справки.
4. Авансовые отчеты.
5. Приходно-расходные кассовые ордеры.
6. Расчеты с персоналом по оплате труда.
7. Акты-сдачи приемки.
8. Товарные накладные.
9. Универсальные передаточные документы.

Регламентируются и иные формы документов.

Документы о наличии объектов основных средств (оформляется из основного перечня):

• В формате ИНВ-1а при инвентаризации по отношению НМА;
• Документирование инвентаризации и составление описи по ИНВ-1;
• Оформление акта согласно положению ОС-4 при списании объекта;
• Выбытие, поступление, используя бланк ОС-1а для зданий, сооружений;
• Выбытие, поступление объекта (не сооружение и здание), используя бланк ОС-1.

Приведен неполный перечень первичных документов, потому что в современных хозяйствованиях он нередко дополняется прочим документооборотом необходимым для ведения расширенного учета.

Документооборот не входящий в список первичных документов

Отчеты, сдаваемые в СЭД, могут не принадлежать к списку первичных документов. К вторичной бухгалтерии относятся:

• счета-фактуры;
• счета;
• договоры;
• аннотации;
• обзоры и пр.

Иными словами, в обозначенный список обычно заносится документооборот являющийся результатом аналитических, синтетических и прочих переработок актуальных, неактуальных первичных документов, когда в процессе удается извлечь требуемые данные, сопоставлять, давать оценку и представлять информацию согласно запросам.

Информация в первичных документах

Согласно утвержденным правилам за номером, указанным выше, существует перечень сведений, которые необходимо указывать в первичных документах. Прежде всего – это:

• Подписи и данные персонала занимавшегося ведением делопроизводств;
• Измерительные, числовые и прочие материалы, касающиеся финансового учета, контроля;
• Информация о хозяйственно-экономической деятельности компании;
• Название предприятия, фирмы, ИП.

Содержание документов еще должно включать его наименование, число, месяц, год составления и т.д.

Представители надзорных органов уделяют пристальное внимание наличию первичных документов и правильному ведению, заполнению. В ходе проверок, в том числе налоговых, если выявятся серьезные нарушения, со стороны контролирующих структур могут быть введены штрафные санкции. Правила касаются организаций всех форм собственности и частных предпринимателей.

Учет документов по степени составления

Классификация первичных СЭД для бухгалтерии и других отделов регламентируется. Внутренним первичным называется документооборот составленный персоналом организации, предприятия. Он имеет законную силу внутри данной компании. Внешними первичными принято именовать документы, полученные либо структурированные извне. Они классифицируются:

• Бухгалтерского оформления;
• Первичные, исполнительные;
• Первичные, распорядительные.

Когда событие было занесено в первичные документы, факт дублируется в учетных регистрах.

Регистры в свою очередь тоже подразделяются.

1. По внешнему виду.
   • листки;
   • карточки;
   • книжки и т.д.
2. Способу ведения.
   • комбинированные;
   • систематические;
   • хронологические.
3. Содержания информации.
   • комбинированные;
   • аналитические;
   • синтетические.

Ответить на вопрос, как организовать учет и хранение первичной документации непросто. Персонал должен обладать необходимыми знаниями и опытом, чтобы правильно вести документооборот.