Электронный документооборот

В сложившихся реалиях документооборот: производственный, юридический, архивный, подразделяются на категории – электронный и бумажный. Инжиниринговая, дочерняя и любая другая компания, организация вправе выбирать, в каком виде хранить делопроизводство. Но развитие информационных технологий вынуждают бизнес, госструктуры активными темпами переходить на СЭД. При этом разработанные правила, определенные ФЗ от 29.12. 94 года сохраняются.

Преимущества использования цифровых форматов

Электронный документ предоставляет немаловажные преимущества:

• Компания может вести бизнес с партнерами за рубежом, удаленно;
• Система электронного документооборота позволяет хранить информацию в цифровом виде и дублировать на съемные носители;
• Заметно улучшается система управления кадрами, рабочий, информационный процесс;
• Деятельность: коммерческая, юридическая, производственная, на местах заметно возрастает;
• Упрощается делопроизводство, когда доступ к архивам возможен из любой точки страны;
• Оптимизируются функции передачи, хранения, поиска и протоколирования данных;
• Работа по дублированию фактически исключается;
• Электронный документ позволяет выполнять согласовательные действия и вести контроль исполнения;
• Расход бумаги, когда повсеместно организован электронный документооборот, заметно сокращается.

То есть электронный документ: акт, резолюция, приказ, договор, при использовании современных технологий и оборудования заметно повышает степень коммуникации, в целом.

Электронный документ позволяет организовать и автоматизировать работу, делопроизводство. Бумажный документ не обладает уникальными преимуществами конфигурирования в программных средствах, например в 1С, коим является каждый электронный документ. В частности кластерная организация, компания ведущая делопроизводство на бумажных носителях теряет достоинства: хранения, архивирования, изменения, дополнения информации и простановки электронной подписи.

Цифровые документы для работы в компаниях

Электронный документ повышает степень конфиденциальности, контроля, обмена, продвижения и исполнения, а также управления документационными потоками. Сотрудник, ведя делопроизводство в электронном формате, избавлен от традиционной бумажной волокиты. Компания, организация снижает трудозатраты и повышает эффективность внутреннего взаимодействия. Электронный документ также позволяет снизить влияние человеческого фактора.

Электронный документ фактически лишен недостатков, за исключением необходимости уметь работать со стационарными, мобильными устройствами и цифровой информацией. Но если компания, организация наладили обучение персонала, они, в будущем смогут успешно решать задачи:

• Получать отсканированный документ и распознавать в системе;
• Обрабатывать электронный документ: пересылать, вносить правки, совместно работать;
• Создавать новое делопроизводство;
• Заверять, создавать электронную подпись;
• Класть каждый электронный документ в отдельную папку;
• Корректировать делопроизводство, если оно создано в ином формате;
• Быстро регистрировать каждый электронный документ по необходимости.

Надзорный орган, в том числе налоговый одобряет ведение дел в цифровом виде.

Различие в электронных документах

Между тем, электронный документ и документ, созданный в электронном виде, не означает одно и то же. В первом случае делопроизводство создается в форме цифровой информации. Во втором примере, в файле находятся данные перенесенные с бумажных листов. Унитарная компания может создавать электронный документооборот в качестве образа или электронного документа. К образам, как правило, используется любая электронная подпись. Электронный документ нуждается в усиленной цифровой подписи.

Разумеется, что электронный документ классифицируется. То есть цифровая информация создается на основе требований организации, например:

• Охват задач делопроизводства;
• Автоматизация процессов;
• Архивирование и поисковые функции;
• Контрольные, учетные опции.

Под выполняемые задачи компания приобретает программные средства. Разумеется, электронный документ может охватывать корпоративные и бизнес-процессы, маршрутизацию, управление и пр.

Использование цифровой информации

Электронный документ вытесняет бумажные носители. Если численность организации превышает 25 человек, подача НДФЛ, отчетность по страховым взносам выполняется в цифровом виде. Также федеральный закон «О бухгалтерском учете» утвержденный в 2011 году и вступивший в силу двумя годами позже, уже допускал подавать отчетность в электронном виде с цифровой подписью. Жалобы, исковые заявления, отправляемые в суд, в электронном формате и на бумажных носителях имеют равную силу.

Электронный документ не менее эффективно используется в тендерной документации и регулируется правилами электронных аукционов, в том числе при использовании контрактной системы закупок, работ, услуг. Но электронное делопроизводство выбирается компанией для ведения собственных дел, организации процессов на основе критерийных условий и правил. Поэтому электронный документооборот подразделяется на несколько степеней управления.

Подразделение по категориям

Каждый электронный документ обычно классифицируется или создается под решение конкретных задач.

Электронные архивы. Виртуальные пространства, физические накопители, где хранится текстовая, инфографическая информация для последующего использования.

Организация групповой работы. Электронный документ подразумевает возможность обмена данными посредством видеоконференций, электронной почты и иных программ связи. Подобные решения позволяют управлять документооборотом, планировать действия, выполнять поиск, обеспечивать функции учета.

Управление документами. Электронный документ либо созданный документооборот позволяют управлять любыми процессами и повышать эффективность, взаимодействие между сотрудниками, различными структурами внутри компании вне зависимости от отраслевого типа. Такое делопроизводство включает в себя: создание, хранение, поиск на основе категорий, внесение правок, переподчинения, рассылки, возврат и списание в архив. Версии цифровой информации надежно защищены от взлома.

Контроль и исполнение. Электронный документ включает в себя учет и контроль за исполнением функций. Сотрудники ведут журналы СЭД, где регистрируют изменения, сроки начала, завершения процессов. Используя программы, персонал может своевременно формировать отчеты, узнавать о просроченных документах, что очень важно перед подачей документов в надзорные органы.

Автоматизация процессов. Эффективность современных бизнес-процессов невозможна, когда электронный документ заменен бумажным носителем. Цифровая информация многократно ускоряет сближение интересов между зарубежными партнерами и позволяет совершать сделки удаленно. На автоматизацию процессов интенсивно влияет возможность создания архивов, поиска по каталогам, категориям за счет обеспечения доступа из разных стран, но только, если делопроизводство находится в цифровом виде.

Эффективность управления процессами

От концептуальных особенностей, в рамках направленной деятельности компании зависит специфика цифровой документации. Если затраты на внедрение окупятся за несколько месяцев, эффективность выбранной системы будет доказана. За организацию единого цифрового пространства, где будет храниться электронный документ, документооборот, делопроизводство отвечают, как правило, несколько сотрудников. Именно сгруппированное цифровое пространство обеспечит максимальную эффективность в системе управления процессами и позволит решать большое количество актуальных задач.

Планирование организационных схем документооборота и финансовые возможности компании необходимо учитывать при переориентации, когда электронный документ будет превалировать над бумажными носителями. В маленьких организациях, фирмах вопрос решается путем автоматизации, когда регистрация, входящие, исходящие сообщения распределяются между сотрудниками. Внедрение расширенного функционала необходимо в больших компаниях, где предусмотрена разветвленная структура всевозможных подразделений.

Примеры цифрового делопроизводства

Сделать электронный документ юридически значимым достаточно просто. Цифровую информацию следует заверить электронной подписью ответственного лица. В качестве примера может служить заключенный договор, созданный в электронном формате. Посредством проставления электронной подписи, он будет обладать одинаковой юридической силой наравне с соглашением, составленным и подписанным на бумажном листе.

По существу, электронный документ признается действующим, если он не противоречит законодательству страны. На уровне регламентирования были утверждены нижеследующие типы цифровой информации:

• листки нетрудоспособности;
• трудовые книжки;
• некоторая кадровая документация;
• счета-фактуры.

Единое информационное пространство обеспечивает возможность обмена информацией между организациями и упрощает специфику контроля.

Работа с электронными документами

Структура обмена данными выглядит достаточно просто.

1. На одном предприятии создается электронный документ, например, в программе 1С.
2. Он подтверждается электронной подписью и отправляется на другое предприятие через систему электронного документооборота.
3. Электронный документ сначала проходит сервис по обслуживанию ЭДО.
4. Далее он поступает к получателю в режиме онлайн.

Благодаря использованию сертифицированной цифровизации, срок обмена документооборотом между двумя партнерами заметно сокращается.

На правильное ведение дел указывает специфика ЭДО. То есть электронный документ подразделяется на два основных типа:

1. Внешний. Подразумевает обмен информацией с контрагентами при соблюдении законодательных актов в процессе создания документа. В частности это могут быть: накладные, декларации, отчетности.
2. Внутренний. Делопроизводство ведется: администрацией, директором и только внутри компании. Данное управление документами: инструкциями, приказами, заявлениями, не регламентируется законодательством и может выстраиваться по усмотрению руководителя.

Электронный документ также может подаваться в налоговую инспекцию и другие надзорные органы, госстрах, пенсионный фонд и т.д.

Взаимодействие с контрагентами

Электронное делопроизводство может обрабатываться ИП, юридическими лицами удаленно, если соблюдены обязательства:

• Использование сервиса ЭДО.
• Наличие цифровой подписи: квалифицированной, неквалифицированной, простой.

Оператор электронного документооборота гарантирует безопасность передаваемых данных и сохранность цифровой информации. Компании могут использовать разные сервисы ЭДО, но обеспечение максимальных удобств возможно, когда контрагенты работают с оператором одной системы.

Каждый электронный документ регулируется на основе определенных требований:

• Особые требования. Они предъявляются к документообороту исходя из условий передачи, обработки, архивирования и пр.
• Требования. Предъявляются к электронному документу в контексте наличия цифровой подписи.
• Общие требования. Они равнозначны с документами, распространяемыми на бумажных носителях.

При работе с электронным документооборотом необходимо руководствоваться определенными требованиями.

Работа и хранение электронных документов

Организации не всегда полностью отказываются от бумажных носителей и зачастую пухлые пачки листов отправляются с сопроводительными письмами. То есть встает вопрос, как прикрепить электронный документ к пакету бумажного документооборота. Чтобы объединить разные форматы информации, следует подготовить электронное приложение и записать на съемный накопитель, предположим на USB Flash. После этого составляется сопроводительное письмо и оформляется вкладыш в конверт со съемным носителем данных. Впоследствии сопроводительное письмо отправят с реквизитом 19 «Отметка о приложении» и получатель будет знать об электронном дополнении.

Хранение электронных документов, фактически не предусматривает строгих ограничений. Действующие правила одинаковы для бумажных и электронных носителей. Между тем существуют нюансы, как правильно хранить электронный документооборот. Основные положения указаны в архивном фонде РФ, властных структурах и в прочих актах органов местного самоуправления. В частности, перед выполнением требуемых действий цифровую документацию нужно выгрузить из программы и сохранить в формате, в котором она создана. Компаниям, фирмам рекомендуется использовать формат PDF, хотя в утвержденных правилах указывается PDF/A.

Подключение к сервису ЭДО

Электронный документ, документооборот записываются в двух экземплярах на разные съемные накопители – оптические диски CD, DVD или Flash USB, где первый служит основным, а второй резервным. Но правила дублирования распространяются на цифровые документы долговременные или постоянного использования с возможностью хранения более десятка лет. В архив не передается делопроизводство с 5-ти летним сроком. Но при необходимости документооборот записывается на съемный накопитель и передается на хранение.

Электронный документ, документооборот открывает перед руководителями компаний большие возможности. Чтобы перейти на цифровой способ обмена информацией необходимо выполнить несколько действий.

• Переформатировать учетную политику. Нужно указать, что организация больше не работает с бумажными документами.
• Упорядочить делопроизводство. Изучить степень эффективности работы сотрудников с документами и исключить ненужные цепочки, чтобы ускорить процесс взаимодействия в цифровом пространстве.
• Снабдить сотрудников электронными подписями. Получить цифровой документ можно в налоговом органе.
• Выбрать техническое решение. Если предполагается работа с большим количеством электронных документов, потребуется учетная система с интеграцией делопроизводства.
• Зарегистрироваться в сервисе ЭДО. Работа с контрагентами под эгидой одного оператора ускорит сотрудничество.
• Подключение к системе партнеров по бизнесу. После отправки приглашения будет возможно успешное взаимодействие с выбранными контрагентами.

Преимущества ведения бизнеса с помощью электронных документов доказаны многочисленными примерами.

В заключение необходимо сказать, что электронный документ: бухгалтерский, налоговый, управленческий, складской, может проходить все стадии жизненного цикла – от создания до уничтожения (удаления с электронных устройств). Работа с документооборотом, хранящимся в цифровом виде, повышает степень конфиденциальности, обработки, архивирования, взаимодействия и коммуникации, а также ускоряет эффективность труда сотрудников внутри компаний всех типов.